Bagaimana ERP Memberikan Perubahan Bagi Perusahaan?

Di dalam suatu bisnis, berbagai departemen yang berfungsi untuk menunjang kinerja perusahaan dibuat untuk bekerja sama agar mencapai hasil akhir, yaitu tercapainya target perusahaan. Perusahaan membutuhkan penunjang sistem informasi yang menghubungkan berbagai informasi penting antar departemen. Maka dari itu, Enterprise Resource Planning atau yang biasa disebut dengan ERP didesain sedemikian rupa untuk mengatasi kesulitan yang ada dalam penggunaan sistem informasi suatu perusahaan.

Sebelum membahas hubungan ERP dan sistem informasi perusahaan lebih jauh, kita harus mengetahui apa itu ERP. ERP adalah sebuah model berbentuk software yang mengintegrasikan data dari proses bisnis setiap departemen secara otomatis dan sistematis dalam suatu database. Di dalam ERP, data dari suatu departemen dapat diakses oleh seluruh departemen dan digunakan untuk melihat progres yang telah dilakukan oleh setiap departemen tersebut. Data dari sistem ERP juga dapat menjadi dasar atas keputusan besar perusahaan dan fondasi untuk kemajuan perusahaan. 

link referensi foto: https://promise.co.id/sistem-erp-aplikasi-erp-dan-rekomendasi-software-erp/

Lalu mengapa penggunaan ERP bisa memberikan kontribusi perubahan yang begitu besar bagi perusahaan? Pada dasarnya, setiap perusahaan baik itu kecil seperti Usaha Mikro Kecil Menengah (UMKM) ataupun startup, maupun besar, seperti perusahaan korporat pasti telah mengadopsi sistem informasi pada proses bisnisnya. Namun, tidak semua perusahaan menggunakan sistem informasi yang baik dan efisien. Seperti contohnya, sistem informasi yang digunakan UMKM, karena hanya berisikan 2 hingga 3 karyawan, maka belum ada penggunaan sistem departemen maupun sistem informasi yang disusun secara otomatis dan terstruktur. Data yang dibutuhkan oleh suatu pihak harus diminta dan diberikan secara manual. 

Padahal dalam proses bisnis perusahaan, data dari satu departemen pasti akan dibutuhkan departemen lainnya untuk menyelesaikan suatu permasalahan maupun membuat keputusan. Seperti contoh, data dari departemen inventaris dan gudang yang meminta pemesanan stok kebutuhan bisnis akan meneruskan data tersebut ke departemen pembelian yang akan memesannya dan diselesaikan oleh departemen keuangan yang memproses pembayaran pesanan tersebut. Contoh lainnya, data dari departemen penjualan dan pemasaran yang menerima pesanan pelanggan akan diteruskan ke departemen inventaris dan gudang juga departemen pengiriman yang akan mengirimkan pesanan pelanggan. Data tersebut akan diteruskan hingga departemen keuangan sebagai penyelesaian dari proses transaksi bisnis, yaitu menerima pembayaran dari pelanggan. 

Proses pengiriman data yang dilakukan antar departemen tentunya membutuhkan suatu sistem yang baik agar terhindar dari permasalahan, seperti miskomunikasi dan waktu pengiriman data yang tertunda. Untuk UMKM dan startup, ruang lingkup orang dan data yang diberikan antar pihak / departemen masih terhitung sedikit maka tidak akan menjadi masalah besar jika terdapat perbedaan waktu 5 menit dalam proses pengiriman data. 

Namun, ini akan menjadi masalah jika terjadi pada suatu perusahaan korporat yang terdiri dari berbagai departemen dan puluhan tim. Membagikan suatu data kompleks secara manual akan membuang – buang waktu dan efisiensi kerja. Setiap departemen dan tim tentunya memiliki prioritas pekerjaan mereka masing – masing dan meneruskan data pekerjaan kepada orang lain tentunya bukan prioritas mereka. Namun, akan terjadi berbagai masalah lanjutan jika data tersebut adalah data penting dan menjadi prioritas bagi tim atau departemen lain. Seperti contohnya, pekerjaan yang seharusnya bisa dilakukan dalam 1 hari bisa tertunda hingga 1 minggu hanya karena pemberian data dari departemen lain yang terus tertunda. Jika hal ini terjadi pada setiap departemen, tentunya pengambilan keputusan perusahaan akan terlambat dan menjauhkan perusahaan dalam menjadi perusahaan yang terdepan di bidangnya. 

Link referensi foto: https://www.hashmicro.com/id/blog/perbedaan-sistem-erp-dan-software-akuntansi/

Maka dari itu, hadirlah ERP yang didesain sedemikian rupa untuk membantu permasalahan tersebut. Informasi sekecil apapun dari suatu departemen akan mudah untuk diakses dari sistem informasi perusahaan secara real-time sehingga perusahaan bisa mengambil keputusan lebih cepat dan lebih baik karena memiliki data keseluruhan seluruh departemen yang bisa dimonitor secara langsung. Perusahaan juga akan menjadi semakin adaptif dan fleksibel pada perubahan tren bisnis yang akan memungkinkan perusahaan untuk merilis ide cemerlang lebih cepat dibanding kompetitor dan menjadi trendsetter di bidangnya. 

Referensi: 

– https://www.kumpulanpengertian.com/2018/03/pengertian-enterprise-resource-planning.html

– Luvai F. Motiwalla; Jeff Thompson (2014). Enterprise Systems for Management. New York: Pearson.

– R.Kelly Rainer JR, Brad Prince (2020). Introduction to Information Systems. United States: John Wiley & Sons, Inc.

– BINUS Learning Material

– https://www.google.com/url sa=i&url=https%3A%2F%2Fwww.hashmicro.com%2Fid%2Fblog%2Fperbedaan-sistem-erp-dan-software-akuntansi%2F&psig=AOvVaw31HiGQp9IkHjhJS_w9WcJJ&ust=1650206758230000&source=images&cd=vfe&ved=0CAwQjRxqFwoTCJjA77HpmPcCFQAAAAAdAAAAABAP

– https://www.google.com/url?sa=i&url=https%3A%2F%2Fpromise.co.id%2Fsistem-erp-aplikasi-erp-dan-rekomendasi-software-erp%2F&psig=AOvVaw31HiGQp9IkHjhJS_w9WcJJ&ust=1650206758230000&source=images&cd=vfe&ved=0CAwQjRxqFwoTCJjA77HpmPcCFQAAAAAdAAAAABAV