Three Types of Project Management Organizations

Sumber Gambar :  John Wiley & Sons, Inc

Hai teman-teman! Kali ini kita akan membahas tentang Three Types of Project Management Organizations. Apa sajakah yang termasuk Three Types of Project Management Organizations? Yuk simak pembahasannya berikut ini!

1. Functional organizational structure

Functional organizational structure harus dikelola dalam struktur hirarkis organisasi saat ini, begitu proyek mulai beroperasi, berbagai komponen proyek diambil oleh unit fungsional, masing-masing unit bertanggung jawab atas komponen berberatnya. Jika proyek terbentuk, area fungsional memainkan peran yang dominan, area fungsional pada saat penyelesaian proyek, manajer senior akan bertanggung jawab atas koordinasi proyek.

• Keuntungan dari Functional organizational structure:

Pertama, penggunaan personil dengan fleksibilitas lebih besar, selama memilih departemen fungsional yang sesuai sebagai supervisor proyek, departemen tersebut akan dapat memberikan tenaga profesional dan teknis yang dibutuhkan oleh proyek ini, dan pakar teknologi dapat Juga digunakan oleh proyek yang berbeda dan setelah selesai pekerjaan dapat kembali ke karya aslinya; Kedua, ketika anggota tim proyek meninggalkan atau meninggalkan perusahaan, fungsinya dapat digunakan sebagai dasar untuk menjaga kelangsungan proyek; Ketiga, departemen fungsional dapat memberikan jalur karir yang normal bagi para profesional.

• Kerugian dari Functional organizational structure:

Pertama, proyek sering kurang fokus, setiap unit memiliki fungsi inti bisnis umum, terkadang untuk memenuhi kebutuhan dasarnya, tanggung jawab atas proyek akan diabaikan, terutama bila kepentingan yang diambil di Proyek yang dibawa ke unit tidak sama kepentingannya; Kedua, organisasi semacam itu memiliki beberapa kesulitan dalam kerjasama dan pertukaran antar departemen; Motivasi ketiga tidak cukup kuat bagi peserta proyek, mereka menganggap proyek ini sebagai beban tambahan, dan tidak terkait langsung dengan pengembangan karir dan peningkatannya; Keempat, dalam struktur organisasi semacam itu, terkadang tidak ada yang bertanggung jawab penuh atas proyek ini, seringkali manajer proyek hanya bertanggung jawab atas sebagian proyek, yang lain bertanggung jawab atas bagian lain dari proyek ini, yang menyebabkan kesulitan dalam situasi koordinasi.

2. Project-based organizational structure

Project-based organizational structure mengacu pada penciptaan tim proyek independen, manajemen tim dipisahkan dari unit organisasi induk lainnya, memiliki staf dan manajemen teknis mereka sendiri, perusahaan memberikan sumber daya tertentu kepada tim proyek, dan memberikan manajer proyek penerapan gratis terbesar Dari proyek

Keuntungan dari Project-based organizational structure:

Pertama, fokus pada tim proyek ini, manajer proyek bertanggung jawab penuh atas proyek ini, satu-satunya tugas anggota proyek adalah menyelesaikan proyek, dan mereka hanya melapor kepada manajer proyek, menghindari kepemimpinan ganda; Kedua, keputusan tim proyek dikembangkan dalam proyek, waktu reaksi singkat; Ketiga, dalam proyek ini, anggota bekerja dengan kekuatan yang kuat, kohesi yang tinggi, peserta berbagi tujuan bersama dari proyek tersebut, dan individu memiliki tanggung jawab yang jelas.

Kerugian dari Project-based organizational structure:

Pertama, ketika sebuah perusahaan memiliki beberapa proyek, masing-masing proyek memiliki tim tersendiri, yang akan menyebabkan duplikasi usaha dan hilangnya ekonomi terukur; Kedua, tim proyek itu sendiri adalah entitas independen, rentan terhadap suatu kondisi yang dikenal sebagai penyakit “Project inflammatory”, yaitu ada garis pemisah yang jelas antara tim proyek dan organisasi induk, yang memperlemah integrasi efektif antara tim proyek dan Organisasi induk; Ketiga, anggota tim proyek tidak memiliki kesinambungan dan keamanan bisnis, setelah proyek berakhir, kembali ke fungsi asalnya mungkin lebih sulit.

3. Matrix organizational structure.

Matrix organizational structure adalah bentuk hibrida, ia memuat tingkat struktur manajemen proyek pada struktur hirarkis fungsional. Menurut kekuatan relatif dari manajer proyek dan manajer fungsional, dalam praktiknya ada beberapa jenis sistem matriks, masing-masing, Matriks Fungsional: dalam matriks ini, manajer fungsional memiliki kekuatan yang lebih besar daripada manajer proyek); Matriks Proyek: Dalam matriks ini, manajer proyek memiliki kekuatan lebih besar daripada manajer fungsional); Matriks Neraca: Dalam matriks ini, manajer fungsional dan manajer proyek memiliki kekuatan yang sama.

Keuntungan dari Matrix organizational structure:

Pertama, sama dengan struktur fungsional yang dapat dibagi dalam beberapa proyek, yang secara signifikan dapat mengurangi masalah staf yang berlebihan; Kedua, proyek adalah fokus kerja, dengan manajer proyek formal yang ditunjuk akan membuatnya lebih memperhatikan proyek ini, dan bertanggung jawab atas kerja koordinasi dan integrasi antara unit yang berbeda; Ketiga, bila ada banyak proyek secara bersamaan, perusahaan dapat menyeimbangkan sumber daya untuk memastikan bahwa semua proyek dapat berkembang untuk menyelesaikan biaya dan persyaratan kualitas masing-masing; Keempat, kegelisahan anggota proyek sangat berkurang setelah proyek selesai, sementara mereka sangat terkait dengan proyek ini, di sisi lain, mereka memiliki perasaan “rumah” tentang fungsi mereka.

Kerugian dari Matrix organizational structure:

Pertama, struktur matriks telah memperburuk ketegangan antara manajer fungsional dan manajer proyek; Kedua, dalam keadaan apapun, berbagi peralatan, sumber daya dan personil di antara berbagai proyek akan menghasilkan konflik dan persaingan untuk sumber daya yang langka; Ketiga, dalam proses pelaksanaan proyek, manajer proyek harus bernegosiasi dan berkonsultasi dengan manajer departemen mengenai berbagai isu, yang menyebabkan penundaan dalam pengambilan keputusan; Keempat, manajemen matriks tidak sesuai dengan prinsip pengelolaan terpadu, anggota proyek memiliki dua bos, manajer proyek dan manajer fungsional, ketika perintah mereka terbagi, akan membuat anggota bingung.

Tiga bentuk struktur organisasi matriks yang berbeda tidak harus memiliki kelebihan dan kekurangan yang dijelaskan di atas: Matriks Proyek dapat meningkatkan integrasi proyek, mengurangi perebutan kekuasaan internal, kelemahannya adalah kontrol yang buruk terhadap area fungsional mereka dan rentan terhadap “peradangan proyek”; Matriks Fungsional dapat menyediakan sistem yang lebih baik untuk mengelola konflik di antara proyek yang berbeda, namun mempertahankan kontrol fungsi bergantung pada biaya integrasi proyek yang tidak efisien; Balanced Matrix dapat mencapai keseimbangan antara kebutuhan teknologi dan proyek dengan lebih baik, namun pendirian dan manajemennya sangat halus, cenderung menghadapi banyak masalah yang berkaitan dengan organisasi matriks.

Sumber Penulisan/Daftar Pustaka : https://www.projectsmart.co.uk/forums/viewtopic.php?t=730