Seminar Desember x IDFEST

Oleh:

Amanda Natalie Subur (2540131430), Fathima Azzahra (2501976163), Ragnall Mayer (2540129224), Stefiana Merilyn (2540130996)

Himpunan Mahasiswa Desain Interior (HIMDI) Universitas Bina Nusantara mengadakan rapat yang telah dilaksanakan secara rutin pada hari Kamis, 15 September 2022. Rapat ini diadakan melalui zoom, dan bertujuan untuk membahas progres seminar IDFEST yang akan diadakan pada bulan Desember.

Setiap divisi membagikan progress kerja mereka, dan rapat kali ini dimulai dengan presentasi dari Divisi Humas.

Gambar 1. Perkembangan divisi humas nasional seminar HIMDI Desember 2022

Rapat dimulai oleh progress dari Divisi Humas Nasional. Dimulai dengan pembahasan yang lebih lanjut bersama pembicara mengenai beberapa pertanyaan yang terkait dengan topik dari acara seminar. Topik yang ditentukan untuk seminar nasional adalah membahas tentang Hospitality Design. Dan kesimpulan dari pembicaraan tersebut, dapat diketahui bahwa kemungkinan besar kak Santi akan bersedia menjadi salah satu pembicara yang membawakan materi dan sharing kepada para peserta di acara seminar IDFEST Nasional. Rencana selanjutnya yang akan dilakukan oleh Divisi Humas Nasional adalah mengisi syarat dan ketentuan yang diberikan dari pihak pembicara untuk progress lebih selanjutnya.

Berikutnya, rapat berlanjut ke progress dari Divisi Sponsor Nasional. Berhubungan dengan jadwal acara seminar Nasional diadakan pada hari akhir pekan, untuk brand Goodrich belum bisa bekerja sama. Oleh karena itu, rencana selanjutnya yang akan dilakukan oleh Divisi Sponsor Nasional adalah follow up kepada Bu Dila dan menghubungi contact person brand TACO.

Lalu, berlanjut ke progress sponsor internasional. Divisi Sponsor Internasional telah mengirim email, dan follow up Goldfinger, namun tidak ada respon. Oleh sebab itu, selanjutnya mereka berencana untuk reachout JOTUN.

Gambar 2. Perkembangan divisi humas internasional seminar HIMDI Desember 2022

Dilanjutkan oleh Divisi Humas Internasional. Mereka sudah direspon Nicholas, dan akan dikabari lagi lewat email, karena jadwalnya masih belum pasti. Rencananya, mereka akan mengirim email lagi pada Jumat pagi, dan menunggu balasan dari Nicholas. Jika pada akhirnya Nicholas tidak bisa menjadi pembicara, maka Divisi Humas Internasional akan lanjut menanyakan pembicara lain.

Gambar 3. Perkembangan divisi acara internasional seminar HIMDI Desember 2022

Divisi Acara Internasional sudah mengisi powerpoint dan akan menyesuaikan PPT tersebut dengan Acara Nasional. Selanjutnya, mereka akan menyiapkan google form absensi khusus Binusian, kemudian menyiapkan minimal 3 pertanyaan untuk pembicara, dan menyiapkan gladi resik. Divisi Acara juga disarankan untuk menambahkan entry ticket dan exit ticket pada awal dan acara agar tercatat peserta yang mengikuti acara dari awal sampai akhir untuk pemberian poin SAT bagi binusian dan sertifikat.

Gambar 4. Perkembangan divisi acara nasional seminar HIMDI Desember 2022

Selanjutnya, Divisi Acara Nasional sudah menyelesaikan script MC, lalu sudah membuat template Canva dan hanya perlu di cek ulang, kemudian sudah membuat Cue Card untuk MC dan Moderator, serta sudah menemukan MC dan Moderator untuk seminar nanti. Rencana selanjutnya yang akan dilakukan Divisi Acara Nasional adalah melakukan asistensi hasil progress mereka.

Gambar 5. Perkembangan divisi desain seminar HIMDI Desember 2022

Rapat dilanjutkan dengan Divisi Design, diawali dengan pembahasan poster story yang akan ditambahkan beberapa elemen dan beberapa informasi, selanjutnya mereka menampilkan poster feeds yang dilengkapi dengan link registrasi, dilanjutkan dengan menampilkan virtual background, sertifikat dan juga frame story seminar, yang kemudian disarankan frame dibuat lebih memanjang untuk live report instagram story.

Selanjutnya, Divisi Medpar mempresentasikan progress mereka. Divisi Medpar akan mencoba contact salah satu media partner di instagram, dan rencananya Divisi Medpar akan mulai contact media partner berbayar seminggu atau dua minggu sebelum acara, serta akan menanyakan soal google form.

Kemudian progress Sekretaris 1 dan 2 adalah telah membuat proposal SCAC, dan rencananya akan melengkapi anggaran dan CV pembicara. Rapat diakhiri dengan pembahasan pemilihan souvenir yang akan diberikan untuk pembicara.

Gambar 6. Dokumentasi panitia seminar HIMDI Desember 2022 Gambar 7. Dokumentasi panitia seminar HIMDI Desember 2022