Knowledge Management : Aset Penting Bagi Perusahaan Saat Ini

Image Source: http://quadconsultancy.com/wpcontent/uploads/2016/08/bigstock-KM.jpg

Saat kita membicarakan asset perusahaan, tentunya akan banyak hal yang kita bicarakan, seperti Sumber Daya Manusia,Inventory,Informasi dan lain sebagainya. Di antara banyaknya asset tersebut, bisa dibilang Pengetahuan adalah salah satu asset terpenting yang sangat berharga bagi perusahaan saat ini.  Semakin banyak pengetahuan yang dimiliki oleh Stakeholder dari sebuah perusahaan, akan membuat perusahaan tersebut menjadi semakin maju. Dengan kemajuan teknologi, kini perusahaan mulai menggunakan knowledge management dalam mengolah pengetahuan yang dimilikinya.

Knowledge Management dapat membantu perusahaan untuk melakukan sharing pengetahuan seputar proses bisnis, masalah-masalah yang terjadi pada setiap unit kerja, hingga berbagi pengalaman tentang hal-hal di luar pekerjaan yang bermanfaat bagi pengembangan pengetahuan dari karyawan perusahaan.

Apa itu Pengetahuan? Apakah Perbedaannya dengan Informasi?

Informasi menurut Whitten, P 23 adalah data yang telah diproses atau diorganisasi ulang manjadi bentuk yang berarti. Informasi dibentuk dari kombinasi data yang diharapkan memiliki arti ke penerima. Sedangkan Knowledge adalah data dan information yang disaring lebih jauh berdasarkan fakta, kebenaran, kepercayaan, penilaian, penga-laman dan keahlian si penerima.

Dua Jenis Pengetahuan Dalam Organisasi

• Tacit

Pengetahuan yang terdapat di dalam otak/pikiran kita sesuai dengan pemahaman, keahlian dan pengalaman seseorang. Biasanya pengetahuan ini tidak terstruktur, sulit untuk didefinisikan dengan Bahasa Formal dan isinya mencakup pemahaman pribadi. Pengetahuan ini umumnya belum terdokumentasi Karena pengetahuan ini masih ada pada keahlian atau pengalaman seseorang. Contoh dari Tacit Knowledge adalah pengetahuan yang diperoleh karyawan dari hasil sharing karyawan lain pada saat rapat atau pelatihan.

• Explicit

Pengetahuan yang bersifat tersirat atau sudah didokumentasikan, sehingga memudahkan karyawan untuk mempelajarinya. Contoh pengetahuan secara explicit adalah modul di perusahaan untuk karyawan baru yang berisi deskripsi pekerjaan atau dokumentasi alur proses bisnis perusahaan.

Lalu,Bagaimana Hubungannya dengan Knowledge Management?

Dengan adanya kedua jenis pengetahuan tersebut di atas, maka diperlukan Knowledge Management untuk mengatur pendokumentasian pengetahuan tersebut, sehingga dapat menjadi keunggulan kompetitif bagi perusahaan. Hal inilah yang menjadikan Knowledge Management System (KMS) diperlukan oleh perusahaan. KMS adalah sistem informasi berbasis pengetahuan yang mendukung penciptaan, pengaturan, dan penyebaran dari pengetahuan bisnis kepada karyawan dan manajer dari sebuah perusahaan (Marakas, 2010).

Bagaimana Membuat Knowledge Management System yang Baik?

Untuk mendukung kesusksesan pembuatan dan implementasi dari KMS diperlukan kerjasama dari seluruh karyawan maupun manajer di dalam perusahaan untuk membangun sharing habit untuk mengisi KMS tersebut. Apabila KMS diisi dengan baik secara berkala dengan informasi dan pengetahuan baru yang diperoleh karyawan maupun manajer, maka KMS akan menjadi efektif untuk digunakan. KMS juga dapat mempermudah karyawan baru untuk mempelajari tentang perusahaan karena berisi informasi dari seluruh divisi yang ada pada perusahaan tersebut, serta pengetahuan lain yang berhubungan tidak langsung dengan perusahaan, namun mendukung pengembangan perusahaan, misalnya berbagi pengetahuan tentang teknologi terbaru yang sudah ada di luar negeri, namun belum masuk ke Indonesia. Hal ini dapat menjadi inspirasi perusahaan dalam mengembangkan produk dan jasa, maupun menggunakan teknologi terbaru tersebut sehingga menjadi perusahaan pertama yang membawa teknologi tersebut ke Indonesia.

Kesimpulan

Dari penjelasan di atas dapat kita simpulkan bahwa KMS sangat penting untuk diimplementasikan di perusahaan karena dapat membawa keuntungan, yaitu meningkatkan pengetahuan dari karyawan secara akurat karena berasal dari satu sumber KMS yang sama, mempercepat proses kerja karena lebih cepat memperoleh pengetahuan, dan mempermudah penyebaran pengetahuan ke seluruh karyawan. Oleh Karena itu, keberhasilan pengimplementasian KMS di perusahaan pastinya akan berdampak besar bagi kesuksesan perusahaan tersebut.

Source :

1.http://sis.binus.ac.id/2014/05/07/pentingnya-knowledge-management-system-bagi-perusahaan/

Penulis : MARISA KARSEN, S.KOM., M.M.

2.http://www.esaunggul.ac.id/article/penerapan-knowledge-management-dalam-organisasi-2/

Penulis : Riya Widayanti, S.Kom, MMSI.