APA ITU ERP SOFTWARE? APA MANFAATNYA? BAGAIMANA CARA MEMILIH ERP SOFTWARE YANG SESUAI UNTUK BISNIS ANDA?
Dalam memilih sistem ERP yang tepat diperlukan banyak pertimbangan yang matang. Kenapa? Karena dalam mengimplementasikan ERP itu merupakan perkara yang serius dan ini akan menjadi investasi yang besar bagi bisnis Anda sehingga Anda perlu mempertimbangkannya secara matang sebelum mengambil keputusan.
Dalam artikel ini kami akan membahas apa itu ERP software? Apa manfaatnya dan bagaimana memilih ERP software yang cocok dengan proses bisnis perusahaan anda.
APA ITU ERP?
Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem perangkat lunak modular yang dirancang untuk men-standardisasi, menyederhanakan, dan mengintegrasikan area fungsional utama dari proses bisnis perusahaan seperti keuangan, sumber daya manusia, pengadaan, distribusi, dan departemen lainnya ke dalam satu sistem yang terpadu.
SEJARAH ERP SOFTWARE
Istilah ERP sendiri diciptakan pada tahun 1990 oleh Gartner Group. Akan tetapi, konsepnya sebenarnya sudah ada sejak tahun 1960-an. Saat itu, konsep ini hanya di terapkan pada manajemen inventaris dan kontrol di sektor manufaktur. Pengembang software membuat program untuk memantau inventaris, merekonsiliasi saldo, dan melaporkan status. Pada tahun 1970-an, program ini berevolusi menjadi Material Requirements Planning (MRP) untuk penjadwalan proses produksi.
Pada 1980-an, MRP di kembangkan untuk mencakup lebih banyak proses manufaktur, sehingga mengubah namanya menjadi MRP-II atau Material Resource Planning. Pada tahun 1990, sistem ini telah memiliki lebih banyak fungsi di luar manajemen inventaris dan proses operasional lainnya ke fungsi-fungsi back-office lain seperti keuangan, permesinan, manajemen proyek, dan SDM. Pada tahun inilah istilah ERP mulai digunakan.
Seiring dengan kemunculan permasalahan komputer Y2K dan pengenalan Euro yang akan segera terjadi, perusahaan-perusahaan di tahun 1990-an bergegas memperbarui sistem mereka yang sudah ada. Banyak juga dari mereka yang memilih untuk benar-benar mengubah sistem mereka dengan mengadopsi solusi ERP. Kemudian, pada tahun 1998, NetSuite di dirikan, dengan tujuan menciptakan sistem yang dapat di gunakan di seluruh perusahaan dan bisa di operasikan melalui internet.
Pada tahun 2000-an, Gartner Group kembali mengembangkan ERP dengan mengeluarkan ERP II. Ini adalah ERP berbasis Cloud keluaran pertama. Sistem ini menawarkan fleksibilitas tingkat tinggi, karena dapat melampaui batas wilayah dan waktu (asal terhubung dengan internet). Kini sistem ERP SaaS (Software-as-a-Service) semakin di minati oleh berbagai bisnis terutama UKM di karenakan tingkat mobilitasnya yang tinggi dan harganya yang lebih terjangkau.
INDUSTRI APA SAJA YANG DAPAT MENGGUNAKAN ERP?
ERP telah banyak dimanfaatkan dalam industri mulai dari industri kecil seperti UKM maupun hingga industry – industry besar. Berikut adalah contoh industri yang telah banyak menggunakan dan mengimplementasikan ERP dalam bisnis mereka:
- Jasa & Konsultasi seperti asuransi, teknologi, layanan keuangan, dll
- Pendidikan
- Transportasi
- Retail, Grosir & SuperMarket
- Real Estate
- Konstruksi, Proyek & Pembangunan Infrastruktur
- Makanan & Minuman
- Pariwisata seperti Restoran, Perhotelan atau Penginapan
- Kesehatan seperti Rumah Sakit & Manufaktur Obat-obatan
- Pertambangan
- Perkebunan
- Ekspor – Impor karena membutuhkan IT inventory untuk Kawasan Berikat
- Pemerintahan untuk mengelola pembelian pengadaan barang atau administrasi lainnya
Selain itu, ERP juga dibagi menjadi beberapa tingkatan sesuai kompleksitas dan ukuran dari perusahaan yang menggunakannya. Berikut adalah pembagian tingkatan ERP secara umum:
- ERP Tier I
ERP Tier I mendukung perusahaan global yang besar dan menangani semua masalah internasionalisasi, termasuk mata uang, bahasa, alfabet, kode pos, aturan akuntansi, dan lain-lain.
- ERP Government Tier I
ERP tingkat ini mendukung agensi pemerintahan besar (sebagian besar federal). Vendor ERP yang berada di tingkatan ini mendukung akuntansi, SDM, dan pengadaan di pemerintahan.
- ERP Tier II
ERP yang berada pada tingkatan ini kebanyakan berfokus pada perusahaan besar namun belum mencapai tingkatan global.
- ERP Government Tier II
ERP yang berada pada tingkatan ini kebanyakan berfokus pada pemerintahan negara bagian dan lokal dengan beberapa instalasi federal.
- ERP Tier III
ERP tingkat ini mendukung perusahaan-perusahaan skala menengah. Sebagian besar menangani beberapa bahasa dan mata uang tetapi hanya satu alfabet.
- ERP Tier IV
Tingkat IV ERP dirancang untuk bisnis kecil. Sistem ERP yang dirancang untuk usaha mikro biasanya hanya fokus pada akuntansi dan sering tidak dianggap sebagai sistem ERP lengkap oleh para profesional TI.
MANFAAT DARI ERP SOFTWARE UNTUK BISNIS ANDA
Selanjutnya kita akan membahas kenapa banyak perusahaan yang menggunakan system ERP dan manfaatnya. Berikut adalah manfaat dari mengimplementasikan ERP di bisnis secara umum:
- MENYEDERHANAKAN PROSES BISNIS
Sistem ERP menyederhanakan berbagai proses yang kompleks seperti perencanaan produksi, pelacakan inventaris, pembuatan laporan keuangan, dan lain-lain.
Sebagai contoh, departemen akuntansi tidak perlu menghabiskan banyak waktu atau menggunakan banyak spreadsheet untuk membuat laporan laba rugi atau arus kas. Sistem ERP memungkinkan mereka untuk menghasilkan laporan akurat hanya dengan beberapa klik.
- MENGHEMAT BIAYA
Dengan sistem ERP, perusahaan dapat mengurangi biaya administrasi dan operasional. Karena sebagian besar proses bisnis diotomatiskan, maka perusahaan dapat memangkas biaya yang digunakan untuk tenaga kerja dan membeli beberapa aplikasi yang berbeda untuk setiap manajemen karena telah terintegrasikan menjadi satu melalui ERP.
Selain itu, dengan laporan bisnis yang lengkap dan akurat, perusahaan juga dapat memprediksi pendapatan, permintaan konsumen, kebutuhan inventaris, dan lain-lain sehingga dapat mengatur anggaran dengan lebih bijaksana.
- MENINGKATKAN EFISIENSI
Sistem ERP membantu perusahaan menghilangkan pekerjaan manual sehingga berbagai proses dapat diselesaikan dengan lebih cepat. Misalnya, pencarian barang dapat dilakukan hanya dalam hitungan detik sehingga perusahaan manufaktur dapat memproses pengepakan barang dan mengirimnya ke pelanggan dengan lebih cepat.
ERP juga menungkinkan pemangku kepentingan untuk melihat KPI dari setiap divisi di perusahaan melalui dasbor sehingga mereka tidak perlu menemui manajer dari setiap divisi secara langsung hanya untuk menanyakan update.
- MENGINTEGRASIKAN INFORMASI
Perangkat lunak ERP memungkinkan setiap departemen untuk mengakses berbagai informasi yang mereka butuhkan tanpa mengganggu pekerjaan departemen lain.
Sebagai contoh, departemen pemasaran ingin mengetahui perilaku belanja pelanggan. Dengan bantuan sistem kolaboratif, mereka tidak perlu meminta datanya dari departemen penjualan, karena mereka bisa menghasilkan data tersebut langsung dari sistem.
- MEMBERIKAN DATA BISNIS YANG AKURAT
Laporan bisnis berperan penting dalam proses pengambilan keputusan. Alat pelaporan canggih dalam sistem ERP memungkinkan perusahaan untuk menghasilkan laporan mendalam yang akurat sehingga memudahkan mereka untuk membuat prakiraan (forecast) yang dapat membantu mengembangkan bisnis mereka.
- MENINGKATKAN MOBILITAS
Sistem ERP berbasis cloud atau situs web memungkinkan pemilik bisnis untuk memantau operasi bisnis mereka kapan pun dan di mana pun mereka berada dengan menggunakan perangkat seluler.
Tanpa ERP, pemilik bisnis harus hadir secara fisik di kantor hanya untuk memastikan bahwa seluruh operasional berjalan lancar. Ini sulit dilakukan jika mereka memiliki banyak cabang toko atau gudang yang lokasinya saling berjauhan.
Penjual ritel atau grosir dapat menerima dan mengelola pesanan serta melacak ketersediaan stok mereka kapan pun mereka inginkan sehingga mereka tidak perlu menunda pengiriman.
- MEMAKSIMALKAN PRODUKTIVITAS
Karena berbagai pekerjaan berulang dihilangkan, karyawan dapat lebih fokus ke pekerjaan inti mereka dan mereka memiliki lebih banyak waktu untuk menyelesaikan tugas atau proyek lain.
- MENGOPTIMALKAN KEAMANAN DATA
Perusahaan tidak perlu khawatir mengenai keamanan data, sebab sistem ERP memonitor titik akses dengan ketat. Pembatasan terhadap data juga dapat dikontrol oleh admin yang mengelola sistem, sehingga perusahaan dapat menjadikan sistem ERP mereka aman seperti yang mereka inginkan.
Cloud ERP menjaga seluruh data penting perusahaan dengan aman. Data tetap dapat tersimpan secara offline ketika jaringan internet terputus dan akan di-sinkronisasi ketika jaringan internet kembali terhubung.
- MENINGKATKAN LAYANAN PELANGGAN
Sistem ERP memberikan akses cepat kepada Anda untuk melihat informasi dan riwayat pelanggan sehingga Anda dapat memahami kebutuhan mereka dengan lebih baik. Perangkat lunak ini juga membantu Anda meningkatkan kepuasan pelanggan dengan mempercepat proses order fulfillment.
- MENINGKATKAN DAYA SAING
Seiring dengan meningkatnya permintaan konsumen dan perubahan teknologi yang begitu cepat, penting bagi Anda untuk mengadopsi sistem modern supaya Anda dapat memenangkan persaingan di industri Anda.
Solusi ERP dirancang untuk menawarkan fleksibilitas, kemampuan beradaptasi, dan skalabilitas untuk pertumbuhan bisnis. Dengan perangkat lunak ERP yang tepat, bahkan UKM dapat bersaing secara efektif dengan pemain yang lebih besar.
CARA MEMILIH ERP SOFTWARE YANG TEPAT UNTUK PERUSAHAAN ANDA
Dalam mengimplementasikan ERP, kita perlu memikirkan secara matang apa kebutuhan perusahaan kita agar bisa memilih software yang tepat. Berikut adalah jenis – jenis pengembangan ERP di perusahaan – perusahaan secara umum:
- ON-PREMISE ERP
Implementasi on-premise ERP mengharuskan perusahaan untuk memiliki perangkat keras seperti server mereka sendiri sehingga membutuhkan pemeliharaan dan biaya yang lebih banyak. Inilah mengapa ERP konvensional lebih banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan berskala besar.
- CLOUD ERP
ERP berbasis cloud tidak mengharuskan perusahaan untuk memiliki infrastruktur yang dibutuhkan untuk menyimpan data mereka, karena semuanya disimpan dalam cloud. Implementasi ERP ini membutuhkan biaya, waktu, dan tenaga yang lebih sedikit dibandingkan dengan ERP tradisional sehingga lebih banyak digunakan oleh usaha kecil dan menengah.
- HYBRID ERP
Hybrid ERP memungkinkan perusahaan untuk menjalankan perangkat lunak ERP mereka di bawah kendali mereka sendiri dengan menggunakan server sekaligus menyimpan sebagian data mereka di cloud.
Link referensi:
https://www.hashmicro.com/id/blog/pengertian-erp-software/
https://www.hashmicro.com/id/blog/apa-itu-erp-software/
https://www.selecthub.com/enterprise-resource-planning/erp-buying-trends/