Benchmarking “Unify Chinese Culture Through Organizational Experience”

Benchmarking adalah suatu proses studi banding dan mengukur suatu kegiatan perusahaan atau organisasi terhadap proses operasi yang terbaik di kelasnya sebagai inspirasi dalam meningkatkan kinerja (performance) sebuah perusahaan atau organisasi. Dalam berorganisasi, kinerja merupakan salah satu aspek yang paling penting karena dapat mengukur prestasi kerja dari sebuah organisasi dan menyingkirkan hambatan kerja. Oleh karena itu, tahun ini, BINUS Mandarin Club (BNMC) mengadakan studi banding dengan organisasi berbasis bahasa Mandarin dan kebudayaan Tiongkok dengan tema “Unify Chinese Culture Through Organizational Experience“. Adapun kegiatan ini bertujuan untuk bertukar pengalaman berorganisasi agar mahasiswa Universitas Bina Nusantara juga dapat membangun koneksi dengan anggota-anggota organisasi berbasis bahasa Mandarin di luar BNMC.

Sama seperti tahun sebelumnya, acara Benchmarking tahun ini dilaksanakan pada Minggu, 25 September 2022. Dikarenakan situasi pandemi COVID-19 yang masih sedang dalam masa pemulihan, acara ini diadakan secara daring melalui Zoom Meetings yang dihadiri oleh 63 orang. Adapun BNMC mengundang Ikatan Mahasiswa Sinologi (IMSi) FIB UI yang merupakan partner BNMC dalam skala nasional. 

Sebelum memulai acara, peserta diminta untuk mengisi entry ticket yang dipandu oleh Sdri. Chelsea Terenzia selaku MC. Kemudian, MC membacakan rules yang harus dipatuhi oleh seluruh peserta selama acara berlangsung dan memberikan kata sambutan kepada BNMC dan IMSi. Acara dilanjutkan dengan pembacaan pidato kepada peserta oleh Sdr. Nathanael Geoffrey Hanjaya selaku Ketua Umum BNMC, Sdri. Antonia Wilhelmina selaku Ketua Umum IMSi FIB UI dan Sdri. Jessica Angelita selaku Project Manager Benchmarking 2022

Setelah dibuka dengan pidato singkat, acara Benchmarking diselingi dengan ice breaking yang dipandu oleh MC dan Sdri. Sheila. Adapun ice breaking dibagi menjadi dua sesi di mana sesi pertama adalah games tebak lagu Mandarin. Panitia akan memutarkan cuplikan lagu Mandarin, kemudian peserta akan diberikan kesempatan untuk mengetik jawaban di kolom chat.

Kemudian, acara dilanjutkan dengan sesi presentasi dari BNMC dan IMSi mengenai organisasi yang mereka jalankan. Presentasi ini mencakup tujuh topik utama yang dibahas oleh masing-masing organisasi, antara lain profil organisasi, visi dan misi, struktur organisasi, kaderisasi, finansial, program kerja, dan divisi.

• Profil Organisasi

Pada sesi perkenalan profil organisasi, Sdri. Sherleen yang menjelaskan profil organisasi BNMC. BNMC merupakan unit kegiatan mahasiswa yang berbasis bahasa Mandarin di Universitas Bina Nusantara. 

Sedangkan, profil organisasi IMSI dipaparkan oleh Sdri. Antonia. IMSi merupakan himpunan mahasiswa program studi Sastra Cina di Universitas Indonesia. Pada kepengurusan tahun ini IMSi mengusung tagline #serasIMSi dengan 3 nilai yaitu aman, transparan, dan adil. 

• Visi dan Misi Organisasi

Visi dan misi organisasi masih dijelaskan oleh pembawa materi yang sama, yaitu Sdri. Sherleen dan Sdri. Antonia.

Visi BNMC adalah sebagai panutan organisasi Mandarin bertaraf nasional yang berlandaskan bahasa dan budaya Tiongkok dalam pengembangan secara konsisten melalui inovasi, solidaritas, pengetahuan, dan keterampilan.

Adapun misi BNMC adalah sebagai berikut

1. Menciptakan dan mengimplementasikan standar organisasi.
2. Mengembangkan internal BNMC secara: 
   1. Kekeluargaan dan profesional;
   2. Kemampuan bahasa Mandarin yang baik;
   3. Inovatif dalam pengembangan organisasi.
3. Mengembangkan dan menjaga hubungan baik dengan pihak internal dan eksternal BINUS University.
4. Memperkenalkan misi kebudayaan melalui tim tari BNMC.
5. Memperkenalkan misi bahasa melalui tim komunitas sastra BNMC.
6. Pencapaian prestasi melalui lomba dan pengadaan event budaya dan bahasa secara berkesinambungan.

Visi IMSi adalah menjadikan IMSi sebagai rumah yang aman, transparan, dan adil bagi setiap anggota IMSi untuk mengembangkan potensi diri.

Misi IMSi adalah

1. Mengedepankan transparansi dalam pengelolaan organisasi dan kegiatan. 
2. Membangun keadilan di dalam lingkungan IMSi.
3. Menyediakan wadah bagi anggota IMSi dalam mengembangkan minat dan bakat akademis serta non-akademis.
4. Menciptakan sebuah lingkungan kerja yang inklusif.

• Struktur Organisasi 

Materi mengenai struktur organisasi BNMC dipaparkan oleh Sdr. Nathanael. Sebagai bagian dari BINUS University, BNMC terletak di 2 region, yaitu Kemanggisan dan Alam Sutera. BNMC memiliki 9 orang DPI (Dewan Perwakilan Inti) yang terdiri atas 1 ketua umum, 2 ketua cabang, 1 sekretaris umum Kemanggisan, 1 sekretaris region Alam Sutera, 1 bendahara umum, 1 bendahara region Alam Sutera, dan 2 kepala divisi region Kemanggisan yang terdiri dari kepala divisi education dan kepala divisi support. 

Di samping itu, struktur organisasi IMSi dijelaskan oleh Sdri. Antonia. IMSi memiliki pengurus inti yang terdiri dari 1 orang ketua, 1 orang wakil ketua, 1 orang sekretaris, 2 orang bendahara, dan 2 orang mandataris.

• Kaderisasi

Materi mengenai kaderisasi BNMC dijelaskan oleh Sdr. Nathanael dan kaderisasi IMSi dijelaskan oleh Sdri. Siti Rohana Latifa. Proses rekrutmen pada kedua organisasi tersebut secara keseluruhan tidak memiliki perbedaan yang signifikan. Kedua organisasi sama-sama membuka recruitment terlebih dahulu, kemudian calon ketua akan dibimbing untuk mengasah soft skill dan pengetahuan mereka, lalu melaksanakan kampanye, pemilu, dan regeneration. Kedua organisasi memiliki standar rekrutmen yang sama, yaitu aktif dalam organisasi, tertarik pada kebudayaan Tionghoa, dan memiliki kemampuan sesuai dengan jabatan yang diduduki.

• Finansial

Materi mengenai finansial BNMC dijelaskan oleh Sdri. Stephanie. Cara BNMC mengatur keuangan adalah fokus pada organisasi, membuat list aktivitas, menyusun sumber pendapatan, menentukan anggaran, membuat laporan arus kas serta membuat laporan keuangan dan cara BNMC memperoleh sumber pendapatan, yaitu dari event surplus, sponsorship, dan pendaftaran member baru. 

Sedangkan, materi mengenai finansial IMSi dijelaskan oleh Sdri. Geisha dan Sdri. Anna. Sumber pemasukan utama IMSi diperoleh dari kas IMSi yang terdiri dari kas PI-BPH dan kas angkatan. IMSi menerapkan sistem reimburse untuk mengelola pengeluaran organisasi. Setiap bulannya IMSi akan membuat laporan arus kas dan kemudian akan di post di instagram IMSi. Selain dari kas, IMSi juga memiliki DKFM (Dana Kesejahteraan Fasilitas Mahasiswa), dana ini dapat digunakan apabila pengeluaran IMSi tidak dapat di cover oleh dana kas.

• Program Kerja

Program kerja BNMC dijelaskan oleh Sdri. Verin dan Sdr. Endrew. Dalam BNMC terdapat dua macam aktivitas, yaitu aktivitas rutin (kelas belajar bahasa Mandarin, kelas kebudayaan, kelas training, kelas sastra, kelas menyanyi) serta aktivitas non rutin atau jangka panjang (International Talk Show, National Mandarin Competition, Chinese New Year Celebration, Company Visit, Welcoming Party, BNMC’s Anniversary, Benchmarking, Community Service Activities, BNMC Expo, International Seminar, National Seminar & Talk Show, dan Regeneration). Untuk menjalankan sebuah program kerja atau event, BNMC memerhatikan beberapa pertimbangan, antara lain pembuatan timeline event, penganalisisan sumber daya manusia, penentuan latar belakang dan tujuan event, penentuan skala event, penentuan target, dan penentuan tujuan event BNMC, apakah untuk pencarian dana atau hanya untuk gathering. 

Program kerja IMSi dijelaskan oleh Sdri. Antonia dan perwakilan biro masing-masing. Dalam IMSi dibagi menjadi beberapa macam proker, yaitu proker besar (Sinofest, Sinonite, Sinotur, PEMIRA), proker pengurus inti (APA sih?, Memikat, Beringas, Cash Flow, SABID), proker kesekretariatan (Mini Workshop Korespondensi, Webinar Tips n Trick Job Interview, rapat kerja, korespondensi, inventarisasi), proker manajemen usaha (Buku Ajar, IMSi 520, Dagelan, IMSi 918), proker pengembangan sumber daya manusia (Team Building, Sinonite, Sinokunang, Sinoning, Sinokumbang, Sinoafeksi, Farewell), proker hubungan masyarakat (Sinokabar, Imstuban, BKUI dan Cakbud, RUMPI: Ruang Mimpi), serta proker media kreatif dan desain (Desain Harian, Desain Hari Raya & Libur Nasional, Sinoedu, Sinovidya, Sinoning, 生日快乐).

• Divisi

Divisi BNMC dijelaskan oleh Sdr. Nathanael. Dalam BNMC region Kemanggisan ada 7 divisi, yaitu Education & Learning, Art & Culture, Achievement, Creative & Design, Human Resources Development, Public Relation, dan General Affairs, Technology & Entrepreneurship. Sedangkan, dalam BNMC region Alam Sutera ada 5 divisi, yaitu Education & Learning, Human Resources Department, Public Relation, Creative & Culture, dan Data, Supply, Management & Entrepreneurship. Lalu, dalam sebuah event BNMC, terdapat susunan panitia seperti project manager, sekkretaris dan bendahara, divisi event, divisi registrasi dan funding, divisi 3D, dan divisi FEST (Facility, Equipment, Security, and Transport).

Divisi atau departemen IMSi dijelaskan oleh Sdri. Ainun dan ketua departemen masing-masing. Dalam IMSi ada 5 departemen, yaitu Keilmuan, Seni, Advokasi Kesejahteraan Mahasiswa, Olahraga, dan Sosial Masyarakat. 

Lalu dilanjutkan dengan sesi sharing antar divisi selama 20 menit. Panitia membuat beberapa breakout room dengan nama divisi yang berbeda, kemudian anggota IMSi dan BNMC masuk ke dalam breakout room sesuai dengan divisinya masing-masing. Dalam breakout room, para peserta berbagi cerita dan pengalaman tentang divisi masing-masing, kemudian melakukan sesi tanya jawab antar divisi, dan peserta juga dapat bertanya tentang proker yang dijalankan oleh partner divisi masing-masing. Selain itu, ada gossip box yang dibuat oleh panitia dalam bentuk padlet yang bersifat anonymous sehingga peserta dapat berbagi kesan, pesan, pengalaman, dan kejadian menarik selama mengikuti acara Benchmarking. Selama menunggu peserta Benchmarking mengisi padlet, MC juga mengajak Sdri. Maida selaku perwakilan dari salah satu peserta Benchmarking untuk melakukan sharing secara langsung. Kemudian, MC, yaitu Sdri. Chelsea dan Sdri. Sheila, membacakan hasil padlet sharing secara bergantian.

Sebelum mengakhiri acara Benchmarking, Sdr. Felicia selaku panitia Benchmarking melakukan sesi dokumentasi. Kemudian, acara ditutup dengan ungkapan terima kasih dari MC atas partisipasi seluruh peserta yang hadir pada acara Benchmarking tahun ini dan pengisian exit ticket yang dilakukan oleh seluruh peserta yang telah hadir pada acara ini.